Как избавиться от рутины и освободить время для развития?

Недавно я общалась с одним из молодых предпринимателей, который ещё несколько месяцев назад рассказывал мне, что собирается предпринять шаги в области продвижения бизнеса. На вопрос о его успехах, он ответил, что ему пока не до этого. Рутина и множество механической работы отнимают все силы и время. В то же время он сетовал, что количество заказов упало и продвигаться стало сложнее.

Как избавиться от рутины и освободить время для развития? Этот вопрос беспокоит не только многих руководителей, но обычных менеджеров. По личному опыту могу сказать, что добиться от менеджера прозвонить старых клиентов иногда оказывается довольно сложно. У них всегда найдется парочка железных аргументов почему они этого не успели. Хочу в этой статье дать несколько рекомендаций о том, как не дать рутине снизить объёмы продаж. Они касаются как руководителей, так и рядовых специалистов по продажам.

1. Расстановка приоритетов Мы все знаем, что есть задачи разной степени важности. Но проблема в том, что дальше простого знания дело обычно и не идет. Поэтому важно научиться расставлять приоритеты каждый день. Одним из этапов продаж является подготовка. Так вот, если этот этап игнорировать, то продажи способны существенно упасть. И здесь важно понимать, что подготовка заключается не только в сборе информации о потенциальном клиенте, а и в подготовке к рабочему дню. С утра, а лучше накануне вечером, составьте список задач и расставьте их в порядке приоритетности. Обозначьте время, которое они могут занять. Не надо расписывать день по минутам, достаточно просто прикинуть объём времени на выполнение.

Например: 1. Уточнить детали заказа #1. - 5 мин 2. Просчитать заказа #2 - 15 мин 3. Прозвонить 5 старых клиентов - 1 час 4. Подготовить отчёт о переговорах по заказу #3 - 1 час. И.т.д.

Такое простейшее планирование позволит вам увидеть общую картину рабочего дня и избавит от хаоса. После того как важнейшие задачи обозначены, можно добавить второстепенные. Даже если в процессе дня появятся новые неотложные дела, вы будете четко понимать, от каких задач на сегодня вы можете отказаться и перенести их на следующий день.

2. Выполняйте все последовательно Мало кто знает, что это тоже является этапом продаж. Если вы начнёт метаться по списку и выполнять задачи в произвольном порядке, то смысл первой рекомендации потеряется и вы неизбежно опять погрязнете в рутине, не успев выполнить самое важное. Если срочно необходимо сделать что-то незапланированное - делайте. Но после этого обязательно вернитесь к тому, на чем остановились и продолжите обозначенную последовательность.

3. Делегируйте обязанности Это умение отличает настоящих руководителей. Многие рутинные дела можно перепоручить коллегам или подчиненным. Для менеджеров это может быть сложно, но элементарные вещи можно попросить выполнить коллегу или администратора. Например, распечатать или отсканировать документы или найти информацию о клиенте. При наличии свободного времени, уверена, сотрудники не станут отказывать друг другу в помощи. Также менеджеры могут инициировать официальное снятие с себя ряда рутинных задач, которые можно передать на выполнение специально нанятому человеку или сотруднику, менее загруженному по функционалу. Конечно при условии, что это будет оправданно. Для руководителя этот навык должен реализовываться проще. Многие руководители не умеют делегировать свои дела, потому что мыслят так: "мне проще сделать самому, чем кого-то просить". В корне неправильное убеждение. Порой, объяснить, что нужно сделать - гораздо проще и быстрее, чем выполнять задачу самостоятельно. Для определённого ряда задач, можно нанять недорого удаленного специалиста или помощника в офис.

Возможно, вы сможете найти студента старших курсов по специальности вашего направления в бизнесе, который будет рад разгрузить вас на несколько часов в день только ради практики. И это не будет слишком затратно, если вообще будет стоить денег. Со временем такой "новичок" в деле окрепнет и станет вашим надежным тылом, который потребует более высоких вложений. Но к тому времени вы сможете выйти на новый уровень за счет освободившегося времени для продвижения.

Одним из вариантов делегирования также является заключение партнерских отношений. Подумайте: кто из сторонних фирм может выполнить за вас часть работы? И что вы сможете предложить взамен? Показательный случай был в моей практике, когда я встретила старого знакомого. На последнем курсе университета он открыл мастерскую мобильных телефонов, а я в это время помогала студентам с выполнением дипломных работ параллельно основной деятельности.

Продвижение мастерской очень тормозилось по причине того, что молодой человек много времени тратил на написание дипломного проекта, а меня существенно стопорил поломанный смартфон, но искать хороший сервис было просто некогда. Я помогла знакомому с дипломом, освободив его от рутинной работы, а он починил не только мой смартфон, но и пересмотрел все мобильные телефоны моей семьи. Временные и трудовые затраты были полностью оправданы. Он смог больше времени уделить продвижению, а я получила возможность работать более свободно за счёт исправного коммуникатора.

4. Выделяйте время Х В тайм-менеджменте есть такое понятие как "золотой час". Это время, которое вы тратите только на выполнение давно заждавшихся задач. Только на то, до чего вечно "не доходят руки". Важно, чтобы в этот период вас ничего не отвлекало. Отключите телефон, выйдете из сети, закройте кабинет на ключ, спрячьте чашку с чаем и пачку сигарет. Избавьтесь от всего, что может вас отвлечь. И работайте только над одной зависшей задачей. Такую практику можно ввести и для своих менеджеров. Определите им поочередный график, по возможности предоставьте закрытое рабочее место и пусть менеджер выполняет только одну задачу. Прозванивает базу, составляет отчётность, пишет коммерческие, готовит базы - все, что угодно, все, что он обычно затягивает. После такого новшества, у него уже не будет повода сказать, что клиент был упущен из-за несвоевременного звонка, потому что был завал в делах.

5. И напоследок, хочу порекомендовать вам составить фотографию рабочего дня. Сделайте это до того, как вы начнёте пользоваться моими советами, и после. Для этого каждый час записывайте все, что сделали за это время. Может быть даже поминутно. Заносите каждое действие, вплоть до похода в туалет. Эту операцию будет достаточно проделать неделю. И вам станет ясно, что рутина - не такая уж и рутина в большинстве случаев. А просто неупорядоченная гора не всегда и важных дел. И именно эта хаотичность и не позволяет вам увеличить продажи.

Желаю вам управлять не только своим временем, но и результатом. Пусть это умение войдёт в привычку. И помните, что привычка вырабатывается 21 день.